Pre-mediation: dé alternatieve bezwaaroplossing

Anton Oolthuis De behandeling van een bezwaarschrift kent meestal een ‘vaste manier’, denken we vaak. Een gemiddelde procedure duurt al gauw 12 weken met eventuele verlenging van 6 weken.
Een alternatief is pre-mediation. Als behandelaar van bezwaarschriften in de Leidse Regio is overheidsjurist Anton Oolthuis hier regelmatig persoonlijk bij betrokken. Benieuwd wat pre-mediation inhoudt? Anton legt het uit.

De 'vaste manier'

De behandeling van een bezwaarschrift kent meestal een ‘vaste manier’, denken we vaak. Iemand dient bezwaar in tegen een -bijvoorbeeld- omgevingsvergunning voor de verbouw van een woning. De bezwaarmaker schrijft een bezwaarschrift en verstuurt deze aan burgemeester en wethouders.

De bezwaarmaker krijgt bericht van (vaak) de bezwaarschriftencommissie dat het bezwaarschrift is ontvangen. De procedure wordt uitgelegd, en voor degene die bezwaar maakt begint dan het wachten. Een gemiddelde procedure duurt (bij een externe commissie) immers al gauw 12 weken, en kan daarna nog eens met 6 weken worden verlengd.

Onderlinge verhoudingen

In het begin van de procedure is de communicatie vaak schriftelijk. En is er vooral geen contact tussen de bezwaarmaker en de vergunninghouder. Het komt ook voor dat de onderlinge verhoudingen tussen de bezwaarmaker en de vergunninghouder verslechteren. Zeker als het buren zijn: ‘…was toch eerst met me komen praten…’ is vaak een verwijt, of ‘je hebt me ook van te voren niks verteld’.

Uiteindelijk nemen burgemeester en wethouders -op advies van de bezwarencommissie- een beslissing op het bezwaarschrift: de bezwaarmaker wordt in het gelijkgesteld – of juist niet. Vaak blijft er dan sprake van een verslechterde verhouding tussen buren.

Het alternatief

Is er een alternatief? Ja, dat is er zeker: pre-mediation.

Dit is een gesprek tussen partijen onder begeleiding van een neutrale derde. Zonder dat het een geformaliseerde vorm (zoals mediation) heeft. Het doel is vooral duidelijkheid te krijgen over de bezwaren. Duidelijkheid wat de spanningen veroorzaakt, wat de gewenste oplossingsrichting is of wat de doelen van beide partijen zijn. Te onderzoeken of de partijen er ook zonder verdere bezwarenprocedure uit kunnen komen.

Met behulp van pre-mediation kan de procedure ingekort worden, afhankelijk van het termijn waarin de partijen kunnen afspreken, tot 2 à 4 weken.

Veel gemeenten maken hier al gebruik van. Ook de bezwarencommissie van de aangesloten gemeenten binnen de Leidse Regio doet dat. En als behandelaar van bezwaarschriften ben ik daar regelmatig persoonlijk bij betrokken.

Onderlinge verhoudingen

Bij het binnenkomen van een bezwaarschrift beoordeelt de medewerker of een bezwaar voor pre-mediation in aanmerking komt. Vaak wordt dit ook ‘minnelijk overleg’ genoemd. Er wordt dan contact opgenomen met de bezwaarmaker én met de vergunninghouder en de gemeente. Als alle partijen met pre-mediation akkoord zijn, vindt er een informeel overleg plaats tussen bezwaarmaker, vergunninghouder en gemeente. Op een informele manier worden de bezwaren van de bezwaarmaker behandeld. Daarbij is vaak ruimte voor emotie en wordt de nadruk gelegd op de onderlinge verhoudingen en het ‘proberen er samen uit te komen’. Vaak lukt dat. Soms ook niet. Dan heeft de bezwaarmaker alsnog de mogelijkheid zijn (intussen opgeschorte) bezwaarprocedure voort te zetten.

Voorbeeld: Het bezwaar tegen de ramen aan de achterzijde van een woning

Door buren van een vergunninghouder werd bezwaar gemaakt tegen het plaatsen van ramen en een deur in de achtergevel van een woning. Buren waren bang dat dit hun privacy zou schenden, en dat door gebruik te maken van de deur er een ‘looppad’ zou ontstaan aan de achterkant van de woningen.

In het pre-mediation gesprek bleek de oplossing al snel aangereikt. De vergunninghouder verklaarde dat van de deur alleen in noodgevallen gebruik zou worden gemaakt, en de ramen werden afgeplakt met folie, zodat er niet direct zich op de tuin van de bezwaar makende buren zou zijn. Daarmee werd een langdurige procedure voorkomen. En iedereen bleek tevreden over het resultaat. De vraag is, of deze oplossing bereikt zou zijn in een formele bezwarenprocedure.

Soms is pre-mediation het enige alternatief...

Soms helpt het indienen van een bezwaarschrift niet. En kun je beter met de vergunninghouder in gesprek gaan om een goede oplossing te vinden. Of dat nu in rechtstreeks contact met de vergunninghouder is, of via pre-mediation. Dit bleek uit onderstaande zaak.

Voorbeeld: Iemand maakte bezwaar tegen een omgevingsvergunning waarbij ook voor een aantal parkeerplaatsen vergunning was verleend tot het tijdelijk plaatsen van bouwmaterialen. De bezwaarmaker wilde niet in gesprek gaan met de vergunninghouder. Ze wilde beslist een behandeling bij de bezwarencommissie en een beslissing van burgemeester en wethouders op haar bezwaarschrift. Al tijdens de behandeling van het bezwaarschrift liet de voorzitter van de commissie blijken, dat het misschien verstandiger was geweest de bezwaren door onderling overleg op te lossen. Dan was er misschien veel eerder een oplossing geweest. Nu waren de bouwwerkzaamheden al afgerond, en kwam het advies van de commissie en de beslissing van burgemeester en wethouders na afloop van die bouwwerkzaamheden. De formele beslissing was dan ook, dat de bezwaarmaker in zijn bezwaren ongegrond werd verklaard. Wat leidde tot onbegrip en teleurstelling.

En soms is een bezwaarprocedure de beste manier

Want niet alle bezwaren lenen zich voor pre-mediation. Eenvoudig omdat partijen daar geen heil in zien, en (pre)mediation is natuurlijk altijd op basis van vrijwilligheid.

Of omdat de zaak zich beter leent voor een formele bezwaarbehandeling. Bijvoorbeeld door complexheid, of omdat partijen een beslissing van burgemeester en wethouders willen (om eventueel tegen die uitspraak in beroep te kunnen gaan).

Voorwaarden voor een geslaagde pre-mediation

Maar dat kan alleen als alle partijen daarmee akkoord zijn. En als het bezwaar zich daarvoor voldoende leent.

Er zijn wel voorwaarden: het pre-mediationgesprek moet een goede structuur kennen. En onder leiding staan van een onafhankelijke gespreksleider.

Deze vorm van bezwaar oplossen moet bovendien voldoende bekend zijn voor iedereen, die er mee te maken krijgt. Alleen dan kan een pre-mediationgesprek slagen.